A perda de arquivos digitais pode interromper as atividades de uma empresa ou de um profissional autônomo em questão de minutos. Uma falha no computador, o roubo de um celular, um ataque cibernético ou até mesmo um arquivo corrompido podem fazer desaparecer documentos importantes que estavam armazenados em um único equipamento.
Contratos, documentos fiscais, informações financeiras, projetos, fotos de produtos e dados de clientes estão entre os arquivos que podem representar prejuízos significativos quando não existe uma cópia de segurança.
Para reduzir o risco, especialistas recomendam adotar uma rotina de backup, mantendo cópias dos arquivos importantes em diferentes dispositivos e locais. A estratégia aumenta as possibilidades de recuperação caso o equipamento principal seja danificado, perdido ou comprometido.
Regra 3-2-1 ajuda a proteger arquivos importantes
Uma das estratégias mais conhecidas para proteção de dados é a regra 3-2-1. A recomendação consiste em manter pelo menos três cópias dos dados, utilizando dois tipos de armazenamento e mantendo uma das cópias em um local diferente do equipamento principal.
Em um pequeno negócio, por exemplo, os arquivos podem permanecer no computador utilizado diariamente, ter uma segunda cópia armazenada na nuvem e uma terceira em um dispositivo separado.
“Backup precisa ser tratado como parte da rotina da empresa, e não como uma medida tomada apenas depois que um problema acontece. O mais importante é identificar os arquivos essenciais, manter cópias em locais diferentes e testar se eles podem ser recuperados”, explica Juarez Alves, gestor de NOC e Suporte da HowBe.
Segurança dos acessos também é importante
A proteção dos arquivos não depende apenas de onde eles estão armazenados. O controle dos acessos também pode reduzir os riscos de comprometimento das informações.
Entre as medidas recomendadas estão o uso de senhas fortes e exclusivas, autenticação em dois fatores, atualização regular de sistemas e aplicativos e controle das permissões concedidas aos usuários.
Essas medidas podem dificultar o acesso não autorizado a contas e dispositivos utilizados para armazenar ou compartilhar documentos da empresa.
Backup pode ajudar em casos de ransomware
Entre as ameaças que podem comprometer arquivos está o ransomware, tipo de ataque no qual criminosos bloqueiam ou criptografam dados e exigem pagamento para tentar devolver o acesso às informações.
Nessas situações, uma cópia de segurança mantida de forma separada pode facilitar a recuperação dos arquivos e reduzir a dependência da vítima em relação ao atacante.
Por isso, além de realizar o backup, é importante considerar como as cópias serão protegidas contra o mesmo incidente que atingir os arquivos originais.
Quais arquivos devem entrar no backup?
Para empresas pequenas e profissionais autônomos que ainda não possuem uma política de backup, o primeiro passo é identificar quais informações seriam mais difíceis ou caras de recuperar.
Entre os arquivos prioritários podem estar:
- contratos e documentos comerciais;
- documentos fiscais e financeiros;
- cadastros e informações de clientes;
- projetos em andamento;
- fotos e vídeos utilizados nas atividades profissionais;
- planilhas e bancos de dados;
- documentos administrativos;
- arquivos necessários para manter a operação do negócio.
A partir desse levantamento, é possível definir a frequência dos backups de acordo com a importância e a frequência de atualização de cada arquivo.
Não basta fazer backup: é preciso testar a recuperação
Outro ponto frequentemente esquecido é a verificação das cópias de segurança. Ter um arquivo armazenado em outro local não garante, por si só, que ele poderá ser recuperado quando necessário.
Backups podem estar desatualizados, incompletos ou apresentar arquivos corrompidos. Por isso, testes periódicos de restauração ajudam a verificar se os dados realmente estão disponíveis e se o procedimento de recuperação funciona.
Para empresas que dependem de arquivos digitais diariamente, estabelecer uma rotina de verificação pode fazer parte do próprio planejamento de continuidade das operações.
Backup deve fazer parte da rotina
A proteção de dados envolve uma combinação de medidas: identificar informações críticas, realizar backups regularmente, manter cópias em locais diferentes, proteger os acessos e testar a recuperação dos arquivos.
Para pequenos negócios e profissionais autônomos, a adoção dessas práticas pode reduzir os impactos provocados por falhas de equipamentos, perda de dispositivos, incidentes de segurança e outros problemas que comprometam informações digitais.
A HowBe atua no desenvolvimento e implementação de soluções de tecnologia nas áreas de computação em nuvem, cibersegurança, infraestrutura e recuperação de dados.
Sobre a HowBe
A HowBe é uma empresa de tecnologia especializada no desenvolvimento de soluções sob medida em Inteligência Artificial (IA), Internet das Coisas (IoT), videomonitoramento e segurança cibernética.
Com origem no Ceará e operação nacional, incluindo Ceará, Rio Grande do Sul, São Paulo, Brasília e Pará, a empresa gerencia cerca de 10 mil dispositivos inteligentes e conta com uma equipe especializada no desenvolvimento de soluções baseadas em dados e imagens para empresas e órgãos governamentais.
Imagem gerada por IA (ChatGPT)
